راهنمای انتخاب بهترین دستگاه کپی – بخش دوم
قسمت دوم مطلب انتخاب بهترین دستگاه کپی را مطالعه می فرمایید:
مقایسه تفاوت ها
بنابر اهداف کسب و کار، این دستگاه ها تفاوت هایی با یکدیگر دارند. در زمان مقایسه مدل های مختلف مهمترین عواملی که باید مورد توجه قرار گیرند به شرح زیر می باشند:
عرضه کاغذ/حجم
کاغذها از طریق کاست های داخلی یا سینی های عقب وارد ماشین می شوند ، حجم کاغذ به وسیله اندازه دستگاه تعیین می شود . دستگاه های کپی برداری ALL IN ONE معمولاً تنها به سینی های مجهز هستند که شامل ۱۰۰ کاغذ می شود.
در یک مقیاس دیگر ، دستگاه های کپی MFP گنجایش ۱۰۰ تا ۵۰۰ کاغذ در سینی و بیش از ۲۰۰۰ کاغذ در کاست های داخلی هستند. این دستگاه ها به طور میانگین سه کاست دارند و اولین کاست از بیشترین حجم ( ۱۲۰۰ کاغذ ) برخوردار می باشد و بقیه کاست ها شامل حدود ۵۰۰ کاغذ می باشند. به خاطر داشته باشید که پر کردن دستگاه مدت زمانی به طول می انجامد و از اینرو بهتر است تا حجم دستگاه زیاد باشد.
اندازه کاغذ
مشابه حجم کاغذ، اندازه کاغذ به وسیله اندازه ماشین تعیین می شود. مدلهای ALL IN ONE تنها با اندازه کاغذ استاندارد ( ۸.۵×۱۱ اینچ ) A5 یا اندازه قانونی ( ۸.۵×۱۴ اینچ) A4 سازگاری دارند. دیگر دستگاه های کپی دیجیتال اندازه های کاغذ متفاوتی دارند که شامل پاکت ها و دیگر انواع واسطه ها مانند 14-lb پاکت اوراق قرضه می باشد. این واسطه ها از طریق سینی و یا کاست عقب بارگذاری می شوند. حداکثر اندازه آنها ۱۳×۱۹ اینچ است.
سرعت چاپ ( PPM ) و سرعت کپی
سرعت چاپ و سرعت کپی ( که به عنوان سرعت اسکن شناخته می‌شود ) به صورت مجزا مورد توجه قرار می گیرند زیرا بسیاری از دفاتر مدرن از دستگاه های کپی تنها برای اسکن، ذخیره فایلهای داخلی یا توزیع الکترونیک آنها استفاده می کنند. میان سرعت چاپ و سرعت کپی تفاوت‌های قابل توجهی وجود دارد.
سرعت چاپ در حدود ۲۰ تا ۱۰۰ صفحه در دقیقه می باشد و پس از روشن کردن دستگاه حدود ۳.۵ تا ۷.۵ ثانیه طول می کشد تا دستگاه بتواند اولین کپی را انجام دهد. سرعت اسکن معمولاً به دو بخش تفکیک می شود:
ساده: برای ماشین های با یک اسکنر
دو طرفه: برای ماشین هایی با قابلیت های اسکن دو طرفه
میانگین سرعت دستگاه های ساده ۱۲۰ اسکن در هر دقیقه ( spm ) برای کپی رنگی و سیاه سفید و برای دستگاه های دو طرفه در حدود ۲۲۰ اسکن در هر دقیقه می باشد.
تونر
به غیر از کاغذ یکی دیگر از پر هزینه ترین مواد مصرفی یک دستگاه کپی دیجیتال، تونر می باشد. یکی از دو نوع اصلی تونر ( رنگی و یا تک رنگ ) نوع سیاه و سفید آن می باشد که ارزان تر است و تنها به یک کارتریج تونر رنگ مشکی نیاز دارد. به طور میانگین می تواند 30 تا 60 هزار صفحه را تولید کند.
دستگاه های کپی رنگی به چهار کارتریج مجزای مشکی ، آبی ، زرد و قرمز نیاز دارند. در یک دستگاه کپی رنگی کارتریج تونر مشکی معمولاً حدود ۵۰ هزار صفحه ایجاد می کنند و کارتریج های رنگی حدود ۳۰ هزار صفحه تولید می‌کنند.
برای افرادی که به گزینه های “سبز” (حامی محیط زیست) علاقمند هستند، بسیاری از تولید کنندگان مهم مانند hp و Canon، برنامه های بازیافتی ارائه می دهند که از بخش های خاص یک کارتریج تونر، مجدداً استفاده می کنند و باقی مانده مواد را بازیافت می کنند. می توانید جزئیات بیشتر در این باره را از تولیدکننده دستگاه کپی خود یا از فروشندگان شخصی به دست آورید.
حافظه
به استثنای دستگاه های چند کاره، دستگاه های کپی دیجیتال، حافظه داخلی دارند که به آن ها اجازه می دهد تا تعداد قابل توجهی از اسناد و اسکن ها را حفظ کنند. این ویژگی اثر بخش افراد را قادر می سازد تا به سرعت و بدون نیاز به اسناد اصلی، مجموعه بیشماری از اسناد را باز تولید کند. یک ویژگی خاص وجود دارد که با عنوان اسکنر یکبار / پرینت چند بار ، به آن اشاره می شود و نشان می دهد که اندازه و جزئیات اسناد اولیه تعیین می کنند که چه میزان از اسناد قابل ذخیره است. درایو های داخلی دستگاه کپی مشابه با هارد دیسک کامپیوتر است.
الزامات تکثیر شما تعیین کننده میزان حافظه داخلی مورد نیاز است. بسته به اندازه دستگاه، حافظه ( رم ) در دستگاه های ارزان قیمت ۲۵۶ مگابایت می‌باشد و در دستگاه های سیاه و سفید بزرگتر MFP در حدود ۱.۵ گیگابایت است. ظرفیت حافظه ( دیسک‌های سخت ) بر اساس اندازه متفاوت می باشد و مدل های سیاه و سفید حافظه فضای ذخیره ای ۱.۵ گیگابایتی و مدل های رنگی فضای ذخیره ۶۴۰ گیگابایتی تا ۱ ترابایت دارند.
ویژگی های دستگاه های کپی دیجیتال
همه دستگاه های کپی دیجیتال موجود در بازار شامل مجموعه منحصر به فردی از ویژگی ها هم راستای سطوح بهره وری خود هستند. بسیاری از این ویژگی ها مانند ایمیل ، اسکن و فکس استاندارد هستند که البته ویژگی های تخصصی تر اعم از گزینه های چاپ دوطرفه و گزینه‌های پایان کار تنها برای مدلهای پیشرفته تر موجود می باشند .
- اسکن/ فکس/ ایمیل: اغلب این دستگاه ها از طریق اینترنت و یا اتصالات بسیار پر سرعت usb ۲.۰ به یکدیگر متصل می شوند. جدیدترین مدل ها از طریق وای فای متصل می شوند که موجب پرینت سریع و یا توزیع سریع اسناد از دستگاه های تلفن همراه می شود.
- فیدر سند: این ویژگی که گاهی اوقات به عنوان تغذیه خودکار اسناد ( ADF ) شناخته می شود، ابزاریست که روی درب اسکنر دستگاه کپی نصب می شود و موجب اسکن دسته ای سریع تعداد زیادی از اسناد می شود. بسته به اندازه دستگاه، ADF ها می توانند 50 تا 110 برگه کاغذ را در خود جای دهند. در دستگاه های دو طرفه قابلیت اسکن هر دو سمت یک سند را دارا هستند.
- رابط دستگاه کپی دیجیتال: بسیاری از مدل های جدید شامل عملکرد صفحه نمایش لمسی هستند که شبیه به آیپد می باشند. ویژگی طرح بندی ساده و آیکن های گرافیکی بزرگ و ویرایش ساده موجب دسترسی کامل به سیستم اعم از پرینت اقتصادی، گزینه های زبانی، انتقال یا حذف صفحه ها، گزینه ها و منو های چاپی مبتنی بر محتوا یک پیش نمایش در زمان واقعی اسناد پرینت شده ارائه می دهد.
- قابلیت های شبکه: همانطور که در بخش فکس، اسکن و ایمیل در بالا اشاره شد، راه حل بستر شبکه از محبوب ترین ویژگی ها در میان گروه های کاری می باشد که برای کارمندان سیار کاربرد دارد. در صورتی که کارمندان در حرکت و یا در یک مکان واحد باشند، دستگاههای کپی دیجیتال شبکه ای به سادگی می توانند از اسناد پرینت بگیرند و آنها را به آسانی مدیریت کنند. افزون بر این همراه با یک سرور اختصاصی چاپ و پروتکل استاندارد TCP/IP، اغلب شبکه ها می توانند از تعداد نامحدودی از دستگاه ها و پرینتر ها پشتیبانی کنند.
ویژگی های دستگاه های کپی پیشرفته
بسته به مدلی که شما انتخاب می کنید، ویژگی های زیر در دستگاه های کپی وجود دارند یا پس از فروش به آن اضافه می شوند. اگر فکر می کنید که به یکی از چند ویژگی زیر نیاز دارید اما نمی خواهید از پیش پولی برای آن پرداخت کنید، درباره احتمال ارتقاء دستگاه خود با فروشنده صحبت کنید.
- کدهای حساب ، مشابه با ویژگی های امنیتی کد های حساب شاخص های عددی هستند که به کارمندان اجازه می دهند تا از صورتحساب یک دپارتمان یا حساب خاص کپی تهیه کنند. آنها پروفایل های گروهی و کاربری هستند که می توانند با استفاده از رمز عبور محافظت شوند.
- کپی دوطرفه، کپی دوطرفه موجب چاپ در هر دو سمت یک کاغذ می‌شود. با کاهش مصرف، این ویژگی یکی از روشهای مورد استفاده در بسیاری از کسب و کارها می باشد که به سمت عملیات پایدار حرکت می کنند .
- پرینت تمام صفحه، این پرینت که برای بروشورهای حرفه ای ایده آل می باشد موجب پرینت کل سطح یک سند می باشد و شامل یک منطقه آراسته می باشد و معمولا در مدل های حرفه ای وجود دارد. این پرینت که با عنوان چاپ بدون حاشیه شناخته می شود به شما اجازه می دهد تا حداکثر اندازه کپی ۱۱×۱۷ اینچ را به ۱۲×۱۸ اینچ افزایش دهید.
- جور ساز، منگنه زن و پانچ سه سوراخ: جنبه های تخصصی اتمام کار (Finisher) ، جور ساز، منگنه زن و پانچ سه سوراخ موجب آسانتر شدن ایجاد جزوات می شوند. این ویژگی ها در مدلهای جدید وجود دارند اما اغلب به عنوان لوازم جانبی اضافی توسط فروشندگان در نظر گرفته می شوند.
- پشت نمایی کاغذ گذاری میانی: این ویژگی به صورت گسترده درون مؤسسات آموزشی برای ارائه کسب و کار مورد استفاده قرار می گیرد، می توان با قرار دادن کاغذ در میان پشت نمایی ها توزیع آنها را ساده تر کرد. صفحات کاغذ را می توان با همان شفافیت به چاپ رساند.
قابلیت های اضافی
بعضی از دستگاه های کپی دیجیتال دارای ویژگی هایی هستند که موجب کاهش هزینه ها و افزایش بهره وری می شوند. این ویژگی ها عبارتند از:
- اتصالات بی سیم: دستگاه های کپی دیجیتال که قابلیت های بی سیم دارند می توانند فایل های کپی شده را از طریق اینترنت و یا شبکه شخصی شرکت به کامپیوتر شما منتقل کنند. این یک ویژگی مرسوم می باشد که موجب کاهش آشفتگی سیم ها می شود و به شما اجازه می دهد تا دستگاه های کپی را در مناسب ترین مکان در دفتر خود قرار دهید. پرینت ها برنامه های نرم افزاری تعیین شده مانند ایرپرینت ، گوگل کلود پرینت، کورتادو یا وای فای دایرکت هستند.
- ویرایش تصویر: بعضی از دستگاه های کپی برداری از قابلیت های ویرایش تصویر برخوردار هستند. این دستگاه ها از توانایی برش، پخش، شفاف ساختن تصویر و حتی افزودن علامت تجاری شرکت برخوردار هستند. این دستگاه ها دردسر ویرایش فایل ها پس از بارگذاری در کامپیوتر را از سر شما کم می کنند.
- ویژگی های امنیتی: بعضی از دستگاه های کپی می توانند به صورت خودکار فایل های ایجاد شده را رمز گذاری کنند. این دستگاه ها اطمینان می دهند که زمانی که شما اسناد را میان دستگاه های مختلف انتقال می دهید، داده های محرمانه همچنان حفظ مانده اند. دیگر معیارهای امنیتی شامل بازنویسی حفاظتی هارد درایو، هارد دیسک قابل انتقال و قفل پرینت و همچنین کد کاربر، کارت یا حتی ابزار هویتی بیومتری می باشد.
- صرفه جویی در انرژی: دستگاه های دیجیتالی که از استاندارد ها پیروی می کنند می توانند موجب صرفه جویی در قبض برق شما شوند زیرا عملکرد اثربخشی دارند.
قرار داد خدمات یا تعمیر و نگهداری
به طور متوسط قرارداد خدمات دستگاه های کپی دیجیتال شامل تونر، درام و همه قطعات، تعمیر و نگهداری و اساسا هر چیزی به غیر از کاغذ را شامل می شود. این توافق خدمات به منظور رفع نگرانی کارمندان دفاتر بابت میزان تونر و عملکرد بلند مدت دستگاه طراحی شده است. متأسفانه، قطعات، برای هر فروشنده تعریف منحصر به فردی دارند. اما معمولاً قراردادهای خدمات شامل غلتک ها، وایپر بلید و دیگر قطعاتی هستند که درطول زمان از بین می روند. با دریافت یک فهرست کامل از قطعاتی که تحت پوشش قرار دارند و قطعاتی که تحت پوشش قرار ندارند می توانید قراردادهای خدماتی را مقایسه کنید.
شایان ذکر است که هزینه فروشندگان با یکدیگر تفاوت دارد و این موضوع به این بستگی دارد که شما دستگاه را خریداری یا نصب کنید.
همکاری با فروشنده دستگاه کپی دیجیتال
شما باید پیش از انتخاب دستگاه کپی دیجیتال از تعدادی از موارد و ارائه دهنده خدمات پس از فروش آگاهی داشته باشید. این کار را با مورد توجه قرار دادن میانگین کارهای چاپی فروشنده خود آغاز کنید و آن را با دستگاه های دیگر مقایسه کنید.
مهم ترین موارد مورد ارزیابی عبارتند از:
- اسکنر: کیفیت آن در مقایسه با اسکنر اولیه شما چقدر است؟
- فیدر اسناد: چند ورق را می تواند اسکن کند؟ آیا این فیدر فشرده می باشد و کار با آن راحت است؟
- ویرایشگر تصویر: کار با پلتفرم آن چقدر ساده است؟ با چه سرعتی می توانید به هدف خود دست یابید؟
- کاست کاغذ: آیا قابل دسترسی است؟ پر کردن مجدد آن چقدر طول می کشد؟
اغلب تولید کنندگان دستگاه های کپی دیجیتالی ارائه می دهند که سازگار با کاربردهای صنعتی و تجاری می باشد و برخی از شرکت ها دستگاه های تخصصی تری را ارائه می دهند. این فروشندگان یک طرح تولید منحصر به فرد مربوط به یک طرح خاص دارند و ممکن است صنایع خاص را هدف گرفته باشند.
در اینجا به طور کلی به مرور نام های معروف در بازار می پردازیم و نقاط تمرکز تحقیق و توسعه آن ها را بررسی می کنیم.
Brother: متخصص در لیزر، دستگاه های کپی چندمنظوره، دستگاه های شرکت Brother بسیار مقرون به صرفه هستند اما اندازه بزرگی دارند. سریع ترین مدل این شرکت تنها 42 صفحه در دقیقه چاپ می کند. بعضی از مدل ها کوچک هستند و صفحه نمایش لمسی رنگی و ویژگی های امنیتی پیشرفته مانند پشتیبانی راهنمای فعال، SSL/TLS, LDAP دارند.
Canon: این شرکت برای اندازه جمع و جور دستگاه های خود معروف است. مدل های کانن معمولا یک انتخاب مناسب برای کسب و کارهای کوچک یا کسب وکارهایی با طرح های طبقه ای و فضای کوچک هستند. رابط کاربردی لمسی این شرکت برای منوها و رابط های کاربری آسان در میان کاربران مشهور است. علاوه بر این، کانن در میان افرادی که تجهیزات را اجاره می کنند بسیار خوشنام می باشد. قراردادهای اجاره منصفانه کانن حاصل عدم وجود گزینه حداقل ماه است.
HP: براساس بسته های سهم بازار، دستگاه های HP از قیمت و اندازه های بسیار متفاوت برخوردار می باشند. مدل های رومیزی کوچک آن مناسب شرکت هایی بدون فضای طبقاتی مناسب است. دستگاه های مناسب شرکت های بزرگتر کمی گرانتر هستند آنها ویژگی های منحصر به فردی مانند برنامه پرینت الکترونیک HP برای پرینت از تلفن های هوشمند و تبلت ها را دارند.
کونیکا مینولتا: این شرکت برای تولید دستگاه های مقرون به صرفه ای مشهور است که موجب کاهش نگرانی های بودجه گذاری می شوند، کونیکا مینولتا طیف وسیعی از دستگاه های کپی دیجیتال از دستگاه های کوچک تا چند جانبه را تولید می کند. دستگاه های کپی این شرکت از سرعت پرینت سریع برخوردار هستند و مدل های جدید آن قادر به چاپ 105 کاغذ در هر دقیقه می باشند و مدل های میان رده آن در هر دقیقه 30 تا 60 صفحه در دقیقه چاپ می کنند. کیفیت تصاویر دستگاه های این شرکت عالی می باشد اما وضوح تصویر آن در مقایسه با دستگاههای رقیب با همین طیف قیمت، کمتر می باشد. مدل های تولید خاص تنها وضوح 1200x1200dpi دارند.
لانیر: یکی از جامع ترین گزینه ها در بازار می باشد (البته نه در بازار ایران)، این شرکت بیش از ۹۰ دستگاه کپی دیجیتال منحصر به فرد تولید می کند. این شرکت ترکیبی از بودجه و عملکرد را ارائه می دهد که با افزایش اندک به سمت بالا حرکت می کند. دستگاه های لانیر تفاوت اندکی با یکدیگر دارند. برای مثال میان دو مدل رنگی مختلف تفاوت سرعت بین ۲۰ و ۲۱ صفحه در دقیقه می‌باشد. بعضی از مدل های مربوط به شرکت های کوچکتر و میان دامنه شامل فیدر سند با حداکثر ظرفیت صد کاغذ می باشد و نسبت به مدل های رقیب که ظرفیت ۳۵ تا ۵۰ کاغذ دارند ۱۰۰ درصد فضای بیشتری ارائه می دهد.
شرکت ریکو امریکا: از سال ۱۹۳۶ این شرکت یک خط تولید گسترده از مدل های تولیدی بسیار پیشرفته دارد. این شرکت در میان مصرف کنندگان و کسب و کارها برای ارائه محصولات قابل اعتماد مشهور می باشد که با حداقل زمان خرابی عملکرد بسیار خوبی دارند. دستگاه های این شرکت کاربرد ساده ای دارند و قابلیت های شبکه بندی به راحتی ایجاد می شود و هزینه تعمیر و نگهداری اندکی دارد. همچنین این شرکت به دلیل پشتیبانی با کیفیت از مشتریان شهرت دارد .
ساوین: دستگاههای کپی ساوین همان دستگاههای کپی ریکو اما با نام متفاوت می باشند. دستگاههای کپی شرکت ساوین به اندازه ریکو موثر می باشند. ریکو نام تجاری ساوین را در سال ۱۹۹۵ خریداری کرد و از آن زمان بر توسعه نام تجاری برای دستگاه هایی که تمرکز دارد که در انرژی استار تخصصی هستند. در واقع، خط تولید محصولات دستگاه کپی ساوین شش دستگاه کپی تک رنگ تایید شده انرژی استار مختلف ارائه می دهد. افزون بر این، کاربران تجربیات مثبتی درباره نوآوری و خدمات محصولات ساوین و پشتیبانی شخصی داشتند.
شارپ: شارپ تولید کننده MFP می باشد که برای ساده سازی جنبه های عملیاتی و تسهیل عملیات، کنترل، نظارت شغلی و مدیریت و تعمیر و نگهداری دستگاه کپی طراحی شده است. با یک رابط بصری و آسان، دسترسی مستقیم به مواد مصرفی، این دستگاه های کپی موجب افزایش اثر بخش جریان کاری از طریق پنل صفحه لمسی 10 اینچی می شود که به کاربر اجازه می دهد تا اسناد را ویرایش کند و فقط با کشیدن یک انگشت فایل را بازنویسی کند. به طور جالب توجه، شارپ تلاش های بازاریابی قابل توجهی در راستای سازمان های دولتی، موسسات آموزشی، تسهیلات مراقبت بهداشتی و برخی زا بازارهای تخصصی انجام می دهد.
توشیبا: توشیبا به دلیل نام تجاری قابل اطمینان خود برای محصولات اداری در سرتاسر جهان مشهور می باشد، دستگاه های کپی توشیبا از شهرت مشابهی برخوردار می باشند، به ویژه دستگاه های گروه های کاری متوسط و کوچک آن. آنها به دلیل سهولت استفاده و کاربرد ساده و آسان منوها شناخته شده هستند. توشیبا در میان مصرف کنندگان نگران محیط زیست به دلیل مدل های بهره وری انرژی که موجب ذخیره بلند مدت هزینه عملیاتی و حداقل سازی اثرات جانبی زیست محیطی دستگاه می‌گردد، محبوب است .
زیراکس: زیراکس به دلیل کیفیت برتر دستگاه های مدیریت کاغذ خود شناخته شده است، دستگاه های کپی دیجیتال زیراکس به دلیل قابلیت چاپ دوطرفه و ویژگی های دیگر از جمله فیدر سند و سینی خروجی شناخته شده هستند. انطباق سریع با طیف گسترده ای از کاربرد های اداری موجب شده است تا دستگاه های زیراکس با استفاده از بعضی از لوازم جانبی پیشرفته ارتقا یابند.
مشاهده بخش اول این مطلب
اگر از مطلب انتخاب بهترین دستگاه کپی لذت بردید، نظر خود را با ما در میان بگذارید. منتظر نظرات و پیشنهادات شما هستیم.