مزایا و معایب پرینترهای بی سیم
پرینترهای وایرلس هم همچون سایر تکنولوژی های نوین برای کسب و کار های کوچک و بزرگ، مزایای بسیاری از جمله افزایش بهره وری را فراهم می کند و عامل مهمی است که می تواند خروجی، ظرفیت و کیفیت کار تولید شده توسط کارکنان شما را افزایش دهد. از طرفی به دلیل سهولت استفاده از محبوبیت روز افزون نیز برخوردار میشود.
اما البته این تمام ماجرا نیست. مثل هر تکنولوژی دیگری، پرینتر وایرلس نیز ممکن است معایبی داشته باشد. در این مطلب ابتدا در مورد این موضوع که چگونه چاپ وایرلس میتواند بهره وری کسب و کار شما را افزایش دهد، پرداختهایم تا اطمینان حاصل کنید که با استفاده از آن، دفتر کارتان، ساعات کاری ارزشمندتری در دسترس خواهد داشت. در پایان به چند مورد از معایب گزارش شده در این رابطه نیز اشاره شده است.
یک پرینتر وایرلس چگونه کار میکند؟
پرینتر وایرلس با اتصال یک روتر یا مودم وایرلس به هر دو دستگاه کار میکند. این روتر به عنوان یک نقطه دسترسی هم برای پرینتر و هم برای کامپیوتر شخصی شما عمل میکند و به شما اجازه می دهد فایل های دیجیتال را از دستگاه خود بدون اتصال فیزیکی (کابلی) از طریق آن ارسال کنید.
اگر پرینتر شما با AirPrint یا Google Cloud Print سازگار باشد یا به یک برنامه گوشی هوشمند دیگر (app) مجهز باشد، میتوانید از طریق تلفن همراه خود نیز مستقیما پرینت ارسال کنید.
چگونه چاپ وایرلس میتواند در محل کار سودمند باشد
داشتن این نوع پرینتر در یک دفتر اداری برای کسب و کارتان بسیار مفید است و می توانید راندمان محل کار خود را با توجه به دلایلی که در ادامه عنوان میشود، افزایش دهید:
بهرهوری بیشتر از زمان
یکی از مزایای ارزشمندی که یک پرینتر وایرلس میتواند ارائه دهد این است که میتواند در مورد زمانی که به عملیات چاپ اختصاص میدهید، صرفه جویی کند.
پرینترهای Wi-Fi نیازی به یک صف چاپی برای پیکربندی ندارند، به این معنی که فرایند راه اندازی، پیچیده یا زمان گیر نیست. این ویژگی همچنین موجب صرفه جویی در زمانی می شود که کارکنان به ارسال موارد به پرینتر اختصاص میدهند، زیرا آنها مجبور نیستند منتظر سایر اقلامی باشند که قبل از خودشان برنامه ریزی شدهاند تا چاپ شوند. از این زمان ذخیره شده میتوان به نحو بهتری برای انجام وظایف مهم تر استفاده کرد. مانند پاسخ دادن به ایمیل و یا حضور در جلسات.
توانایی به اشتراک گذاشتن با چندین کاربر
برخلاف یک پرینتر متصل به شبکه، دستگاههای بیسیم مزیت اجازه دادن به چندین کاربر برای اتصال همزمان به دستگاه را ارائه میدهند. این مزیت نه تنها اجازه می دهد که اعضای بیشتری از کارکنان از یک پرینتر استفاده کنند، بلکه همچنین نیاز به وجود چندین دستگاه در یک دفتر را حذف میکند و میتواند به صرفه جویی در هزینه های اجرایی کمک کند.
این امر از یک جهت دیگر میتواند به بهبود بهره وری کمک کند و آن این است که احتمال تاثیر پرینتر روی زمان شما به دلیل خرابیهای احتمالی کمتر خواهد شد. وجود فقط یک دستگاه پرینتر به جای چندتا، تنها نیاز به تعمیر و نگهداری هر چند ماه یکبار دارد و شما میتوانید زمان و پولتان را در جاهای بهتری صرف کنید.
در هر جای دفتر میتواند قرار بگیرد
از آنجا که یک پرینتر وایرلس مجبور نیست حتما در کنار یک کامپیوتر ثابت قرار بگیرد، لذا انعطاف پذیری را به گونهای فراهم می کند که بتوان آن را در هر جای دفتر قرار داد. همچنین نیازی به اتصال به نقطه دسترسی به شبکه ندارد.
این ویژگی یک پرینتر وایرلس نیز میتواند بهره وری را افزایش دهد، چرا که کارکنان میتوانند اسناد را از نزدیک ترین دستگاه ارسال و چاپ کنند. شما همچنین از مزایای دیگری مثل عدم نیاز به مستقر نمودن دفتر خود در اطراف تجهیزات اداری بهرهمند خواهید شد، و کارکنان میتوانند مکانی را برای کار کردن انتخاب کند که در آن بهرهوری و کارایی بیشتری دارند.
بسیاری از کاربردهای مختلف
یک دستگاه چاپ وایرلس لازم نیست فقط کار پرینت انجام دهد. در حقیقت، پرینترهای چند منظوره وایرلس نیز موجود است که میتوانند عملکرد یک پرینتر، یک اسکنر، یک دستگاه کپی و یک دستگاه فکس را در یک واحد ترکیب کند.
در صورت استفاده از ماشینهای چند کاره وایرلس، علاوه بر آزاد شدن فضا در دفتر شما، این امر به کارمندان دفترتان اجازه میدهد که به صورت کاراتری عمل کنند، زیرا شما مقدار زمان صرف شده برای استفاده از ماشین های چندگانه را کاهش میدهید. دستگاه تکی تمام این چهار عملیات را مدیریت خواهد کرد و به کاربران فرصت بیشتری برای تمرکز بر وظایف مهم تر خواهد داد.
چاپ ایمن با پرینتر وایرلس
از آنجا که پرینترهای وایرلس از طریق روترها و مودم های تحت شبکه مورد استفاده قرار میگیرند، صاحبان کسب و کارها نگران امنیت و حریم خصوصی فایل های حساس چاپی خود نخواهند بود. با این وجود، گامهای خاصی برای محافظت از دستگاه و امنیت پرینتر شما وجود دارد.
آیا پرینترهای وایرلس معایبی نیز دارند؟
علاوه بر مزایایی که برای پرینترهای وایرلس بر شمردیم معایبی هم در مورد آنها وجود دارد که بهتر است در اینجا به آن اشاره کنیم.
یکی از معایب آن این است که بعد از خرید یک پرینتر وایرلس نیاز به یک روتر یا مودم نیز خواهید داشت و یا اینکه نیاز به یک نقطه اتصال به شبکه دارید. البته با توجه به اینکه امروزه در بیشتر خانهها و دفاتر یک شبکه وایرلس وجود دارد، این مورد عیب کوچکی محسوب میشود.
اما بزرگترین عیب یک پرینتر بیسیم محدوده یا رنج شبکه بی سیم است که محدودیت هایی برای محل قرار دادن آن ایجاد می کند. در دفاتر و یا ساختمان های بزرگ، این قضیه می تواند یک چالش باشد. بنابراین برای غلبه بر این محدودیت نیاز به استفاده از پیشرفته ترین شبکه های Wi-Fi و انتخاب بهترین مکان برای پرینتر خواهید داشت.
مورد دیگری که شاید دلیل اثبات شدهای برای آن یافت نشده اما به تجربه بارها دیده شده است این است که میزان توقفات چاپ برای پرینترهای بی سیم نسبتا زیاد است. یعنی مواردی اتفاق میافتد که بدون رویت شدن یک دلیل اساسی، پرینتر متوقف میشود و سادهترین راه برای ادامه کار ( اگر نیاز به حضور تکنسینهای مجرب نباشد ) این است که دستگاه را ری استارت و مجددا راه اندازی کنید. این امر ممکن است در مواقع حساس و بحرانی باعث ایجاد گلوگاهها و محدودیتهایی در دفتر کارتان شود. برخی دلیل این امر را متصل بودن دستگاه به وسیله های مختلف و احتمالا دریافت ویروسها یا بدافزارها میدانند.
در این مطلب کوشیدیم مزایا و معایب احتمالی پرینترهای وایرلس را به زبانی ساده بازگو کنیم. در نهایت این بستگی به نوع کسب و کار و نیز ترجیحات شما دارد تا با بررسی موارد ذکر شده در مورد اینکه یک دستگاه پرینتر وایرلس برای دفتر کارتان مفید خواهد بود یا خیر، تصمیم گیری کنید.